こんにちは、なるり(@narurufootmouth)です。
皆さんは、沢山の悩みを抱えていて、やらないと行けないのになかなか実行ができない。頭がぐちゃぐちゃになってしまって何から手をつけたら良いか分からない…。
そんな方は意外と多いのではないでしょうか。
今回はそんな悩みを抱えている人にオススメの考え方、頭の整理をする方法を紹介したいと思います。
果たして人々はどうして頭がぐちゃぐちゃになってしまうのでしょうか。
人々はタスクを抱えすぎている
現代人は、傾向として一人当たりがやる事が増えてきています。例えば、技術の進歩により効率が上がった事により処理すべきこと（タスク）が増えました。
パソコンが普及する前では、文章作成もフォーマットを作るところから文章の作成まで手書きで行なっていたため、1日かかる仕事でした。
現在では、PCや、スマホなどのタブレット機器を使ったデジタル化によって、よほどの文章でない限り、掛かっても1時間もあれば済んでしまいます。
また、スマホの普及によって調べ物もあっという間にできちゃいます。
このように、ITにより暮らしが便利になった背景で、人々はより多くのタスクをこなすことが無意識的にも、意識的にも求められるようになりました。その結果、人々が抱えるタスクは膨大になりつつあります。
タスクを多く抱えることが悩める原因に
タスクを多く抱えると、次はそのタスクをこなす事が求められるようになります。ここが、最も人々を悩ませるポイントになります。
どんなにタスクに掛かる処理時間が早くなったとしても、タスクの量が膨大になってしまうと処理しきれなくなります。
タスク管理の考え方GTDのすすめ
膨大になってしまったタスクを処理するためには、どうしたら良いのでしょうか。
処理しきれていないタスクが頭の中にあると、なんだか頭がスッキリとせず、頭がぐちゃぐちゃになってしまいます。
これは頭の中で、終わっていない全てのタスクについて、どうすれば解決できるかを無意識的に考えているためです。専門用語では、自動思考と呼ばれています。
このような悩みを抱えているみなさまへ今回は、「GTD」という手法を紹介させていただきます。
「GTD」とは、生産効率に関するコンサルタントのデビッド・アレン氏が考えたタスク管理手法で、沢山のタスクを抱える中でも「一つ一つのタスクに集中する」という思想でタスクをこなす事で、心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げるという手法です。
これを実現する上で大切なのは、「次に何をするか」という行動を管理することです。
「GTD」では、タスクを実行する上で行なう作業をあらかじめ明確にし、一つ一つを着実にこなす事で作業に集中するということを手法の中で明確に指示します。これにより、GTDを実行する人が一度に大量のタスクを考える事を防ぎます。
特に、仕事で商談をまとめる時、プレゼンの用意、プロジェクトを進める時など、なかなか重たい腰を上げづらいようなタスクでもやるべき事を細分化したタスクにしてしまえば、行動することのハードルが下がります。
それでは、GTDについて簡単に説明していきましょう！
GTDと言っても恐れる事なかれ
GTDって初めて聞いた言葉だし、なんだか難しい事をマスターしないといけなさそう…。そう思っている人はいないでしょうか？
GTDを始めるのに特別なスキルは必要ありません！
普段、私たちが無意識で行っているタスク整理を具体化し、ルーティーン化を行うというだけなのです。つまり、半自動的に処理ができる仕組みを作るというところがポイントです。
GTDのステップは簡単です。タスクを実行する前にやる事は以下の３つのステップです。
- やるべき事を収集する
- すぐできる事を処理する
- いつやるかを決める
これだけ見ると、「なんだ、当たり前じゃん」と思った方もいると思いますが、これを一連の仕組みとして確立させたのがGTDです。
ステップ1.やるべきことを収集する
よくみなさんがやりがちなことなのですが、無意識のうちにタスクの収集と処理をやっていることがあります。そこで、GTDの最初のステップ１は、やるべき事を収集する事です。
タスクを収集していると、タスクが積まれて行きがちになるので、ついタスクの処理と収集を同時に行っている人が多いです。タスクはもちろん多いよりも、少ない方が処理を行うことが簡単なので、減らしながら収集することは、効率的な行動だと思われがちです。
しかしながら、脳科学的には収集と処理は分けた方が効率が良いことも知られています。これは、人の脳はマルチタスク的に処理を行うことが苦手で、効率が４割程度減少することも分かっています。
何となくイメージ的にも、複数の仕事を頭に入れて処理を行うことは、脳がオーバーヒートしそうですよね。
もちろんGTDでは、シングルタスクで処理を行うことの大切さを考え方に取り入れています。まずは、大切なタスクなのか、何でもないタスクなのかは気にせず、頭に浮かんできたことを一つ残らず収集することを行います。
気になったことを、紙などに書き出すことは心理学的にも落ち着くことができると言う研究もあります。何もタスク自体の進捗は進んでいませんが、自分が気になっていたタスクを書き出すことにより、気持ち的にも開放感を得ることができます。
GTDを取り入れている人のほとんどは、この収集の後の開放感、すっきりとした感じを味わうために行っていると言っても過言ではないようです。
ステップ2.すぐできる事を処理する
続いてのステップ２は、すぐできる事（タスク）を処理するです。先ほどのステップでは、「タスクを収集する」ことにフォーカスを当てましたが、次のステップでは、すぐできる事を処理して、集中すべきタスクを減らすという事がポイントになります。
具体的には、「５分以内にできるタスクはその場ですぐ処理をしましょう」という事です。
ステップ１で収集したタスクを一つ一つ確認し、５分以内で完了できるかを考えます。少しでも悩んだら、そのタスクを飛ばして次のタスクを考えます。ステップ２も、ステップ１と同様にほとんど頭を使わず機械的に処理をする事ができるため、ステップ１で収集したタスクを隙間時間でステップ２の処理を実行することもできます。
５分以内にできるタスクを見つけたら、その場ですぐ処理を行います。これをステップ１のタスクに関してすべて実行します。ここで、びっくりすることは今まで自分を悩ませてたタスクのうちのほとんどは５分で終わるものが多いということです。
以外とすぐに片付くようなタスクでも沢山頭の中にあると脳の処理がパンクしてしまうというところでしょうか。
ステップ３.いつやるかを決める
これが最後のステップです。ステップ３はいつやるかを決めるということです。
５分では実行できないタスクは、いつまでも頭の中に残り、どうしよう、どうしようというふうに頭の中に残り続けてしまいます。そういうタスクは時間をしっかりとって実行することが必要です。そのため、期日を決め、いつ実行するのかを明確にスケジュールに落とし込みます。
スケジュールは、手帳や携帯、スマートフォンなど普段よく目はいる媒体に記入しましょう。実行すると決めた日までは、そのタスクのことを思い出す必要は無くなります。
つまり、実行する期日を決めるだけで、今この時点やるべきタスクは減らすことができます。この３つのステップを実行することで自分がすべきタスクをコントロールしていると感じることができるため、タスクに悩むストレスから解放することができます。
GTD実践のためのおすすめアプリ（iPhone）
以上のGTDの考え方を実践するためにおすすめなのが、GTDに対応したスマートフォンのアプリを使うことです。
特にiPhoneでは、GTDを実現するためにおすすめなアプリがあります。
omnifocus3は、GTDを実践するアプリとして有名なomnifocusシリーズの第三弾目です。詳しい使い方は、また別途説明したいと思いますが、今回紹介したGTDの考え方を理解できれば、すぐに慣れて使えると思います。有料アプリなので、少しハードルはあるかもしれませんが、是非おすすめしたいと思います。
まとめ
今回は、GTDについて説明を行いましたが、いかがだったでしょうか？
GTDの基本的な考え方は以下の３つのステップでした。
- やるべきことを収集する
- すぐできることを処理する
- いつやるかを決める
